Outils collaboratifs en entreprise : quels sont les avantages ?

Depuis le développement d’internet et l’arrivée des connexions haut débit, la façon de travailler en entreprise a énormément évolué. La pandémie Covid-19 a elle aussi joué un rôle important dans la mise en place du travail flexible et de l’utilisation des outils de travail en ligne. Afin d’être plus rapide, de gagner en performance et de faciliter la transmission d’informations entre les collaborateurs et les partenaires externes, de nombreux outils collaboratifs ont vu le jour au sein des entreprises. Que vous soyez chef d’entreprise ou salarié, Audavia Formation vous donne ses conseils pour intégrer des outils collaboratifs en entreprise.

Qu’appelle-t-on un outil collaboratif ?

Un outil collaboratif sert à partager un agenda, des informations, des documents de travail, des photos ou des vidéos sur une seule et unique plateforme. Cet outil peut être utilisé depuis n’importe où, à n’importe quel moment et sur n’importe quel support (ordinateur, téléphone ou tablette) à la seule condition d’avoir une connexion à internet. Les outils collaboratifs peuvent utiliser le stockage des données sur un Cloud qui est un espace de stockage en ligne. Les outils collaboratifs permettent aux collaborateurs d’une entreprise de travailler en équipe sur les mêmes supports, d’organiser des réunions, de discuter en temps réel ou bien de mettre en place des projets à distance.

Les avantages des outils collaboratifs

L’utilisation d’outils collaboratifs en entreprise et la synchronisation des données présentent de nombreux avantages pour les collaborateurs, les partenaires et les prestataires externes.

La concentration des données

L’utilisation d’outils collaboratifs permet de centraliser l’intégralité des données de votre entreprise dans un emplacement unique et sécurisé : documents, agendas, emplois du temps, liens, photos et vidéos sont alors accessibles à l’ensemble des collaborateurs et partenaires sur une seule et même plateforme.

La communication des collaborateurs

En ayant un outil collaboratif au sein de votre entreprise vous allez améliorer la communication de vos collaborateurs et la cohésion d’équipe. En effet, grâce aux outils collaboratifs, la communication se fait en temps réel pour l’ensemble des collaborateurs qui reçoivent les mêmes informations. L’outil collaboratif peut s’avérer être bénéfique notamment pour la gestion de projet afin de coordonner les parties prenantes et leur donner les informations nécessaires.

L’accessibilité

Les outils collaboratifs sont accessibles à tous les collaborateurs de l’entreprise depuis leurs outils numériques (téléphone, tablette ou ordinateur) à n’importe quel moment et à n’importe quel endroit. Cela permet un travail plus flexible en entreprise puisque les collaborateurs étant en télétravail et ceux présents au sein de l’entreprise peuvent échanger et créer de manière collective.

Les différents outils collaboratifs

De plus en plus d’outils collaboratifs voient le jour depuis ces dernières années afin de faciliter le travail collectif et à distance des entreprises. Ces outils ont des fonctionnalités variées :

Google Drive

En plus de proposer un espace de stockage, Google Drive possède plusieurs fonctionnalités gratuites telles que la création d’une messagerie professionnelle (Gmail), la création de documents écrits, tableurs, présentations visuelles, photos ou vidéos (Sheets, Docs et Slides). Cet outil permet de créer, partager et modifier des documents : plusieurs personnes peuvent y avoir accès au même moment.

Dropbox

Dropbox est un outil en ligne accessible sous Windows, Linux ou Mac permettant de sauvegarder et partager des documents. Il suffit simplement de télécharger l’application sur vos appareils pour y avoir accès lorsque vous le souhaitez. Grâce à Dropbox, vos collaborateurs ou partenaires externes peuvent accéder aux mêmes documents et les modifier en simultané.

Slack

Slack est une messagerie collaborative réservée aux entreprises permettant de communiquer en temps réel et de collaborer en présentiel ou à distance. Vous avez la possibilité d’effectuer des appels vocaux, des vidéos, de partager des fichiers et documents ainsi que d’intégrer d’autres outils collaboratifs comme Google Drive. Slack est un outil favorisant le travail collaboratif et la cohésion d’équipe.

Airtable

Airtable est une feuille de calcul collaborative se basant sur des fonctionnalités similaires à la feuille de calcul Excel mais proposant un visuel et une compréhension des données plus simplifiée et intuitive. Il s’agit d’un mélange entre une feuille de calcul et une base de données permettant notamment de créer des formulaires en ligne, suivre une démarche de prospection client, gérer un projet ou établir les bases de la création d’un CRM sur-mesure. L’outil s’adapte à vos besoins et propose plusieurs vues en format carte, calendrier ou diagramme de GANTT.

Trello

Trello est un outil collaboratif en ligne ayant pour vocation la gestion de projet d’équipe à distance. Cet outil utilise la vision Kanban introduite chez Toyota dans les années 50. La vision Kanban utilise le principe de tableaux divisés en cases dans lesquelles des post-it (ou étiquettes) sont régulièrement ajoutés en fonction des besoins de l’entreprise. Trello utilise donc cette méthode pour permettre de créer des tableaux en fonction des différents projets de l’entreprise et des étiquettes ajoutant des tâches en fonction des besoins. Il est possible de créer des tableaux privés ou collaboratifs, y attribuer des membres, des pièces jointes et des deadlines.

Mural

Mural est un outil collaboratif très utilisé pour le brainstorming. Le brainstorming en entreprise est le fait de rechercher des idées collectives et originales lors de réunions où l’ensemble des participants propose des idées. Dans le cas de Mural, l’outil se présente comme un grand tableau blanc sur lequel chaque participant peut apposer un post-it pour proposer ses idées. Il est également possible d’y partager des pièces jointes comme des liens, des fichiers Excel ou des vidéos.

N’hésitez pas à tester les versions gratuites des différents outils afin de déterminer au mieux celle qui vous convient.

Sachez qu’il existe bien d’autres outils collaboratifs non-évoqués ci-dessus et qu’il est possible de se former à leur utilisation pour simplifier le travail en équipe au sein de votre entreprise. Pour tous renseignements complémentaires, contactez-nous au 0805 690 063 (appel gratuit) ou par e-mail (info@audavia.fr). Audavia est certifié QUALIOPI.