Réunions en visioconférence : être impactant et efficace malgré la distance

Nous jonglons maintenant depuis 2 ans avec le « présentiel » et la visioconférence. Alors qu’on parle de 5^ème vague du Covid, les réunions en visio sont de retour, avec la difficulté supplémentaire de gérer la lassitude des collaborateurs et la démotivation d’être de nouveau face à son écran alors que la convivialité et les échanges manquent tellement aux équipes.

Pour favoriser l’échange et conserver le dynamisme des réunions même en distanciel, voici nos clés de réussite !

Bien organiser et anticiper sa visioconférence

Afin d’être efficace et de pouvoir mobiliser au maximum l’attention des participants, nous vous conseillons de bien anticiper vos réunions :

• Prévoir un ordre du jour clair et concis. Il est important d’aller à l’essentiel
• Essayez de favoriser des séances de maximum 1 heure. Pour les visioconférences de plus d’une heure, instaurez une petite pause. Dans l’idéal, si les sujets abordés prennent du temps, vous pouvez programmer 2 réunions au lieu d’une seule.
• Etablissez un ordre de prise de paroles si cela est nécessaire, en fonction des thématiques. Ainsi, chacun aura un temps de parole et respectera plus facilement le temps de ses collègues. Si vous vous réunissez pour brainstormer, à ce moment-là, communiquez avec les participants sur un tour de table prédéfini.
• Définissez des règles : cela peut sembler évident mais il est important de le rappeler : éviter les bruits parasites, garder la caméra allumée, éteindre les téléphones portables, avoir une attitude professionnelle et dynamique, respecter le temps de parole de chacun…
• Transmettez toutes ces informations et le lien de connexion bien en amont pour éviter les retardataires.
• Envoyez bien à l’avance l’email d’invitation à la séance.

Afin de maintenir la concentration de tous et de pouvoir proposer des temps d’échanges constructifs, on vous recommande de limiter, si possible, le nombre de participants en-dessous de 10.

Mener votre visioconférence

Tous les collaborateurs sont réunis pour votre réunion. Nous vous livrons quelques clés supplémentaires pour rendre ce temps de communication professionnel, dynamique et productif pour vous et l’ensemble des participants.

• N’hésitez pas à ouvrir la conférence quelques minutes avant le début de la réunion afin d’offrir à tous un temps plus détendu d’échange informel et la possibilité de se connecter et/ou de pallier les petits aléas informatiques. A chaque connexion, vérifiez que tout fonctionne pour ne pas perdre de temps durant la réunion.
• Définissez des rôles qui permettront à chacun de s’impliquer davantage, de rester focus sur la réunion : compte rendu, suivi des questions sur le tchat, maitre du temps…
• Rappelez les règles de la réunion et l’ordre du jour avec les différents temps d’échanges.
• Débutez par un petit tour de table pour échanger rapidement et inclure tous les participants, proposez à vos collaborateurs de prendre un thé ou un café à côté d’eux pendant la réunion. C’est l’occasion de voir comment se portent tous les membres de la réunion, de voir si certains ont besoin d’un temps supplémentaire pour échanger au terme de celle-ci.
• Soyez clair et concis pour ne pas vous écarter de l’ordre du jour et surtout ne pas perdre l’attention des autres. Vous pouvez, pour être plus concret, effectuer un partage d’écran pour montrer certains documents. Ce fonctionnement vous permettra d’alterner les phases de présentation et les phases d’échange pour maintenir le rythme.

Lorsque vous allez clôturer la visioconférence, faites un dernier petit tour de table et demandez aux participants leurs idées pour les prochaines réunions !

Une petite touche ludique pour maintenir le plaisir de se voir

La visioconférence ne remplacera jamais le plaisir de partager un moment ensemble. Mais il est à noter que cela comporte quelques avantages : gain de temps, télétravail, réunion programmée et structurée…

Pour apporter une petite touche de plaisir à ces rencontres virtuelles, vous pouvez inclure des petits jeux, des défis, des challenges. Vous pouvez également apporter du dynamisme à vos supports de présentation : gifs, vidéos, couleurs, formats… Et pourquoi pas des thèmes, malgré la distance : galette des rois, vendredi tout est permis…

Pour tous renseignements complémentaires, contactez-nous au 0805 690 063 (appel gratuit) ou par e-mail (info@audavia.fr). Audavia est certifié QUALIOPI.