6 conseils pour bien déléguer une mission
Déléguer n’est pas une simple distribution de tâches. En effet, il y a une immense différence entre les deux. Déléguer, c’est confier des missions complètes à des collaborateurs volontaires avec une approche structurée incluant des objectifs clairs et une autonomie réelle.
Les bénéfices sont redoutables ! Le manager gagne un temps précieux pour se concentrer sur des enjeux stratégiques, des talents insoupçonnés peuvent se révéler, la confiance et la cohésion d’équipe sont renforcées.
Notre article propose des conseils concrets pour déléguer efficacement tout en explorant les mécanismes de ce principe essentiel à un management performant.
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Quelle est la différence entre distribuer des tâches et déléguer ?
Les conditions d’une bonne délégation
Comment surmonter la peur de surcharger ses collaborateurs ?
Comment gérer son ego face à un collaborateur plus performant
Comment la délégation peut-elle renforcer la confiance des collaborateurs ?
Guide concret de délégation en 6 points clés
Quelques formations en management
Quelques articles pour approfondir le sujet
Quelle est la différence entre distribuer des tâches et déléguer ?
La différence se joue sur l’ampleur de la responsabilité et l’autonomie accordées au collaborateur.
- Distribuer ou confier une tâche consiste à demander à quelqu’un d’exécuter une action ponctuelle à votre place. Par exemple, demander à un collaborateur de contacter un client à votre place n’est qu’une simple distribution de tâche.
- Déléguer va beaucoup plus loin car c’est confier à quelqu’un d’autre une mission complète qui vous incombe habituellement. La véritable délégation ne consiste pas à donner du travail supplémentaire par contrainte, mais à confier une mission structurée.
Les conditions d’une bonne délégation
Une vraie délégation repose sur plusieurs conditions qui doivent être réunies :
- Le volontariat : c’est le point de départ essentiel. La mission doit être confiée à un collaborateur qui est demandeur, qui en a l’envie et qui va s’engager, plutôt qu’à une personne « désignée volontaire » d’office.
- Des objectifs et des moyens clairs : vous devez fixer un objectif précis tout en vous assurant de donner au collaborateur tous les moyens nécessaires pour l’atteindre.
- Un suivi sur mesure : la méthode pour suivre l’avancée des travaux doit être décidée ensemble. Certains collaborateurs auront besoin de points d’étape réguliers, tandis que d’autres préféreront mener la mission de A à Z en totale autonomie.
- Un mode d’évaluation : il est en effet indispensable de définir à l’avance les critères qui permettront de savoir que la mission a été menée à bien.
Ainsi déléguer, c’est offrir de l’autonomie et de la responsabilité à un collaborateur pour qu’il puisse accomplir une vraie mission.
Cela exige d’ailleurs un certain lâcher-prise de la part du manager, qui doit être capable d’accepter qu’un membre de son équipe puisse réaliser ce travail encore mieux qu’il ne l’aurait fait lui-même.
Comment surmonter la peur de surcharger ses collaborateurs ?
Pour vaincre la peur de surcharger des collaborateurs, il est essentiel de changer sa perception de la délégation et d’être à l’écoute de son équipe.
Il est naturel de vouloir préserver ses collaborateurs par crainte d’une charge trop lourde qui pourrait les pousser à partir, renforçant le turn-over.
Cependant, quelques principes simples permettent de surmonter cette appréhension :
- Ecoutez l’engagement de votre équipe : souvent, les collaborateurs s’aperçoivent que vous êtes sous l’eau et souhaitent sincèrement vous aider à redresser la situation. Si la mission est confiée à une personne qui en a réellement envie et qui s’engage de son plein gré, elle ne considérera pas cela comme un simple travail supplémentaire ou une corvée qu’on lui impose.
- Considérez la délégation comme une opportunité de développement : la peur de surcharger vient de l’idée qu’on va simplement « refiler le bébé ».
Comment gérer son ego face à un collaborateur plus performant
Bien déléguer c’est donc avant tout changer de posture et cela implique d’accepter qu’un collaborateur soit plus performant.
Cette démarche d’acceptation passe par plusieurs prises de conscience :
- Remettre en question le mythe de l’exemplarité absolue : il est fréquent de penser qu’en tant que leader, il est du devoir du manager de s’engager davantage, souvent au nom de l’exemplarité. Ce raisonnement initial est un réel blocage.
- Se détacher de l’illusion de supériorité : le véritable défi consiste à dépasser la fausse croyance selon laquelle « on croit être capable de faire mieux que tout le monde ».
- Accepter de se faire dépasser : pour déléguer efficacement, il faut être capable de lâcher prise et d’admettre qu’un membre de votre équipe peut accomplir une mission et rendre un travail de qualité potentiellement meilleure.
Réaliser et accepter que ses collaborateurs peuvent être plus performants sur certaines tâches n’est pas un aveu de faiblesse, mais constitue au contraire le principe même du travail en équipe.
Comment la délégation peut-elle renforcer la confiance des collaborateurs ?
Déléguer une mission renforce la confiance des collaborateurs en leur offrant l’opportunité de se révéler à travers de nouveaux défis.
Pour cela, il est indispensable que la mission confiée soit bien structurée. Dans ce contexte, un collaborateur parvient souvent à accomplir des objectifs que l’on n’aurait jamais cru pouvoir déléguer.
La délégation peut être un défi complexe mais également un défi valorisant qui nourrit directement son estime professionnelle.
Une délégation crée un cercle vertueux à plus grande échelle : lorsqu’un collaborateur gagne en assurance, toute son équipe en bénéficie.
Guide concret de délégation en 6 points clés
Point 1 : Identifiez le « terrain de jeu »
Objectif : arbitrer son temps pour se concentrer sur votre rôle stratégique.
A faire : déléguer la rédaction du rapport mensuel d’activité à un collaborateur qui souhaite évoluer, en lui donnant accès aux données sources.
A ne pas faire : lui demander de simplement mettre en page vos notes. C’est de la décharge et non de la délégation.
Bénéfices :
- Vous gagnez du temps pour vous concentrer sur le pilotage
- Vous nourrissez l’agentivité du collaborateur
- Vous transformez une exécution passive en engagement actif.
Point 2 : Pratiquez la confiance « priori
Objectif : réduire le stress de part et d’autre et accepter de ne pas tout contrôler pour favoriser l’action.
A faire : « Je te confie la gestion de ce litige client. Je te fais confiance pour trouver une solution équitable, on en reparle si tu bloques. »
A ne pas faire : « Gère ce client, mais mets-moi en copie de tes emails pour que je valide. »
Bénéfices :
- Vous diminuez votre charge mentale
- Vous placez le collaborateur en sécurité psychologique et libérez sa créativité
- Vous créez un cadre de confiance
Point 3 : Fixez un cadre SMART et une zone d’autonomie
Objectif : définissez le “quoi” et confier le “comment” et bannissez le flou
A faire : « L’objectif est de réduire les retards de livraison de 10% d’ici fin mars. Tu as un budget de 500€ pour toute action corrective immédiate sans m’en référer. »
A ne pas faire : « Essaie d’améliorer la situation des livraisons dès que possible et tiens-moi au courant. »
Bénéfices :
- Vous réduisez las allers-retours inutiles
- Vous renforcez l’autonomie décisionnelle du collaborateur grâce à un cadre clair
Point 4 : Adaptez votre posture au niveau de maturité professionnelle du collaborateur
Objectif : alignez le niveau soutien sur la maturité pour optimiser l’efficacité.
A faire : avec un expert, soyez en retrait du type « Je suis là si besoin ». Avec un débutant, fixez des rituels d’échanges quotidiens de 10 minutes au démarrage.
A ne pas faire : appliquer le même niveau de contrôle à tout le monde.
Bénéfices :
- Vous passez d’une posture directive à celle de coach
- Un collaborateur expert bénéficie de la liberté dont il a besoin
- Un collaborateur junior trouve à vos côtés un guide dont il a besoin
Point 5 : Utilisez le codéveloppement pour le suivi
Objectif : transformer le contrôle en apprentissage collectif pour désamorcer les situations conflictuelles.
A faire : lors du point d’étape, si le collaborateur échoue : « Selon toi, quel obstacle t’a empêché d’avancer ? Comment pourrais-tu contourner ce problème la prochaine fois ? »
A ne pas faire : reprendre le dossier en disant : « Laisse tomber, c’est trop urgent, je vais finir moi-même. »
Bénéfices :
- Vous réduisez le stress avec des points d’étapes réguliers
- Vous favorisez l’écoute active, le questionnement ouvert et le partage d’expérience
- Le collaborateur partage ses freins et obstacles sans crainte et apprend de ses propres actions
Point 6 : Le bilan pour capitaliser sur l’avenir
Objectif : clore la délégation par une évaluation et préparer la suite.
A faire : « Félicitations pour la gestion de ce projet. Au vu de tes résultats, tu es désormais le référent sur ce sujet pour l’équipe. »
A ne pas faire : passer au sujet suivant sans faire de feedback une fois le dossier rendu.
Bénéfices :
- Vous validez l’acquisition de compétences du collaborateur et renforcez son estime de soi
- Vous potentialisez sa volonté d’assumer plus de responsabilités
- Vous créez un cercle vertueux de management
Quelques formations en management
Quelques articles pour approfondir le sujet
- Pourquoi le management empirique ne fonctionne pas ?
- Wewise : comment structurer le management en phase d’hypercroissance ?
- L’autonomie décisionnelle et la santé mentale
- Pourquoi l’agentivité est la compétence essentielle
En résumé
Déléguer efficacement est une compétence de gestion du temps autant qu’un acte de leadership. En favorisant l’agentivité de vos équipes et en utilisant le codéveloppement comme mode de suivi, vous transformez les défis quotidiens en opportunités de croissance collective. Enfin, en libérant le potentiel de vos collaborateurs, vous libérez votre propre temps pour des missions stratégiques à haute valeur ajoutée.
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