Excel VBA : le tableur pour exploiter et qualifier vos data
Aujourd’hui, Microsoft Excel est le tableur leader dans le monde, avec 1,5 milliards d’utilisateurs. Ce champion du traitement de données est l’outil indispensable dans tous les secteurs d’activité avec en top 4 le développement commercial (7,6 millions), les ventes (6,3 millions), l’ingénierie (5,8 millions) et les technologies de l’information (5,3 millions)*.
Excel possède même son championnat aux Etats-Unis qui réunit une communauté d’experts passionnés pour s’affronter et monter en compétences.
A l’ère où le big data et la gestion des données sont des clés de performance pour les entreprises, comment exploiter la puissance d’Excel avec son langage VBA pour transformer vos data en stratégie de développement de manière rapide et efficace.
Cet article explore, aux côtés d’Eric Naranjo – formateur et expert Excel VBA – l’intérêt pour les entreprises de capitaliser sur la puissance de ce logiciel pour qualifier leurs données et la synergie possible avec d’autres solutions data comme Power Bi pour générer des rapports d’analyse percutants.
*source : https://lesmakers.fr/statistiques-Excel/
Pourquoi Excel VBA vous fait gagner en performance ?
Le langage VBA intégré à Excel permet d’automatiser des tâches répétitives simples ou complexes. Ce langage commun aux logiciels Microsoft Office permet également une synergie entre les outils. Excel VBA devient alors une précieuse ressource à intégrer dans une stratégie de gouvernance de données de l’entreprise.
Qu’est-ce que le VBA ?
Le VBA ou Visual Basic for Application est un langage de programmation. Il permet de générer des commandes automatisées appelées Macro. C’est un langage accessible pour des automatisations de tâches simples.
Ce langage est intégré dans les outils Microsoft Office comme PowerPoint, Word, Access…
Avant d’utiliser le VBA et les macros, il faut au préalable être à l’aise avec l’utilisation d’Excel.
Que peut faire Excel VBA ?
Logiciel flexible (multiples feuilles de calcul, nombreuses formules, etc) avec un contrôle total sur les processus des tâches, Excel VBA automatise les tâches les plus simples au plus complexes. Ces dernières demandent alors une maîtrise poussée du langage VBA pour générer des macros plus techniques.
Grâce au langage VBA, les professionnels peuvent créer des fonctionnalités spécifiques et personnalisées à des besoins précis : la mise en forme, l’exécution de calculs, la création de graphiques sont des exemples de tâches simples à automatiser grâce aux macros.
Une des forces du tableur est également d’interagir avec d’autres logiciels Microsoft de la suite Office, comme Word, Access, Outlook, créant ainsi un écosystème complet pour compiler les données de différentes sources.
Comment procéder avec Excel VBA ?
Il est important, avant toutes automatisations de tâches, de bien cerner les besoins et objectifs spécifiques auxquels elles doivent répondre.
Par exemple, pour un service comptable, ce serait de créer une macro VBA qui extrait automatiquement les données financières d’un système ERP (logiciel de planification des ressources d’entreprise) et les formate selon les normes comptables de la société.
Pour cela, il est important de maîtriser des hard skills Excel et macros VBA afin d’automatiser efficacement les tâches et de pouvoir mettre en place une stratégie de gestion des données qualifiées.
Audavia accompagne les entreprises dans la mise en place d’une stratégie data-driven avec une formation sur les fonctions avancées d’Excel et une formation spécifique Excel VBA pour savoir créer et organiser un programme en langage VBA.
Les avantages d’une gestion data avec Excel VBA
De la simple tâche de calcul de rentabilité des ventes par exemple, à une automatisation plus complexe comme la compilation de fichiers et le nettoyage de données, les bénéfices de performances sont :
- la fiabilité et le contrôle des processus
- le gain de temps
- la rapidité
- l’interaction avec les autres logiciels de la suite Microsoft
- la synergie avec des outils de Business Intelligence
- la préparation et la qualification des données dans une dynamique de gouvernance data.
Nettoyage et qualification des données avec VBA
Imaginons qu’une entreprise reçoive à intervalles réguliers des fichiers Excel de fournisseurs ou de partenaires (commandes, factures, rapports, etc.). Ces fichiers doivent être vérifiés avant l’intégration dans un système ERP ou BI interne. VBA va donc nettoyer et valider de façon automatique les fichiers Excel.
« Les Macros vont pouvoir vérifier que certaines colonnes obligatoires, comme une date, un montant ou un numéro de facture, ne sont pas vides ; s’assurer que les formats de données tels que les dates, les montants numériques, sont corrects ; détecter les doublons ou incohérences. Il est aussi possible d’ajouter des commentaires, surligner les erreurs et générer un rapport de validation dans une nouvelle feuille ou fichier Excel. » – Eric Naranjo
Les bonnes pratiques pour assurer la fiabilité des données
La fiabilité est primordiale lors de la qualification des données. Notre expert VBA liste les points cruciaux à respecter :
- définir des règles de validation précises : formats attendus, champs obligatoires, seuils de tolérance – par exemple des montants supérieurs à 0, des dates incluses dans l’année en cours, etc.
- Automatiser la validation.
- Mettre en place des contrôles de cohérences.
- Contrôler les doublons, repérer les erreurs et générer des rapports précis.
- Vérifier l’intégrité structurelle : caractères spéciaux, espaces inutiles, la forme du fichier est aussi importante que son contenu.
« La fiabilité des données impose d’utiliser des référentiels (tables maîtres) afin de contrôler les données ; de gérer les exceptions et de documenter les anomalies sans pour autant bloquer tout le processus. Enfin, le processus de qualification doit être documenté et partagé avec tous. »
Excel VBA : au-delà de la qualification des données
« Il existe des cas d’usage où VBA ajoute de la valeur au-delà de la simple qualification de données : la création dynamique de tableaux de bord, la mise en place d’une interface simplifiée pour les saisies de données, l’automatisation de tâches répétitives comme l’envoi de mail. C’est aussi par exemple un outil RH sur mesure qui peut gérer l’absentéisme, les congés. » – Eric Naranjo
La gestion d’Excel VBA entre équipes métier : les pièges à éviter.
Au sein de l’entreprise, plusieurs équipes peuvent être amenées à automatiser leurs propres fichiers Excel. Se pose alors la question, comment gérer toutes les macros créées individuellement par chaque équipe ? Le plus grand piège est la non gouvernance des macros elles-mêmes.
« Le mieux est de créer un module macro par domaine métier, on évite ainsi les macros gigantesques… avec des standards de structures et les noms des macros. Ensuite, il faut les protéger par mots de passe pour éviter toute modification libre. Il est préférable de centraliser les macros dans un fichier avec des modèles pour chaque service de l’entreprise et bien sûr de bien les documenter. Enfin former les utilisateurs dans chaque équipe est indispensable ! »
Business Intelligence : Excel VBA le terreau fertile pour des analyses data poussées.
Excel VBA peut être utilisé en complémentarité d’une solution en business intelligence comme Power Bi Microsoft. L’écosystème Microsoft offre alors une solution puissante de data analyse.
Excel VBA et Power Bi : un procédé structuré et puissant
L’utilisation des deux logiciels Microsoft permet de préparer les données dans Excel avant de les importer dans Power Bi. En effet, fournir des données qualifiées et fiables est un prérequis indispensable avant toute interprétation dans Power BI.
| Solution Microsoft | Excel VBA | Power Bi |
| Objectif | Préparation des données | Visualisations percutantes et partage |
| Utilisation | Nettoyage, filtrage, structuration | Modélisation des données Analyse et reporting |
Cette synergie permet de combiner la flexibilité et la précision d’Excel VBA, lors de la qualification data, à la puissance d’analyse et de visualisation de Power Bi pour une interprétation poussée (de plus en plus performante grâce à l’intégration de l’IA !).
Au cœur d’une politique de gouvernance de données efficace, chaque outil devra être utilisé pour le bon usage. Il convient donc de bien définir les besoins et les objectifs attendus pour traiter les données.
Quelques cas d’usages pour Excel VBA et Power BI
A travers les cas d’usages émergent les besoins et objectifs précis attendus pour chaque logiciel. Voici quelques exemples :
| Solution Microsoft | Excel VBA | Power Bi |
| Exemples de cas d’usage | • Calculs et statistiques • Budgétisation et prévisions comptables • Analyses financières • Gestion RH, planning… | • Reporting • Analyse ventes et marketing • Suivi de KPI’s en temps réel • Interactivité en temps réel sur les smartphones (appli mobile) |
| Avantages | • Flexibilité • Fonctions complètes précises et fiables • Analyses graphiques • Importation et exportation des données par différentes sources | • Connexion à diverses sources (Excel, web, ERP…) • Modélisation des données • Visualisation puissante • Partage collaboratif des tableaux de bords |
Quelles sont les limites de ces deux solutions ?
Cependant, Excel peut avoir des limites de performance en termes d’analyse et de visualisation dès que les volumes de données sont très importants. Dans ce cas d’ailleurs, la modélisation des données (c’est-à-dire les règles qui définissent leur présentation et les relations entre elles) peut devenir difficile à gérer. D’où l’importance de prendre le relais avec Power Bi.
Que ce soit en termes de nombres de lignes d’un fichier ou le nombre de fichiers traités (lots), Eric Naranjo confirme les limites du tableur :
« Excel VBA n’est pas conçu pour traiter de gros volume d’informations. Au-delà de 50 000 lignes dans une feuille Excel le traitement peut être un peu long. Pour le traitement par lot, il est recommandé de ne pas dépasser 20 fichiers. On recommande un temps d’exécution de macro inférieur à 30 secondes sinon l’utilisateur décroche. Pour gérer les gros volumes, au-delà de 100 000 lignes ou des fichiers dont la taille dépasse 5Mo, on s’orientera plutôt vers Power Query ou Power BI.»
De son côté, Power Bi nécessite une formation spécifique pour apprendre et maîtriser ses fonctionnalités (dont le langage DAX) et son interface. Enfin, pour un résultat optimal et interprétable, Power Bi impose des sources de données qualifiées c’est-à-dire fiables et à jour.
Ce sont ces limites respectives qui font la force de la synergie de ces deux solutions logicielles data !
En résumé
L’utilisation d’Excel VBA est un levier essentiel pour optimiser la gestion de vos données, transformant des tâches complexes en processus automatisés et fiables. Sa synergie avec des outils de Business Intelligence comme Power BI décuple les capacités d’analyse, offrant des visualisations percutantes et une gouvernance data performante.
A l’ère du Big Data et de l’IA, maîtriser Excel VBA reste un investissement sûr et indispensable pour la performance et la pertinence des stratégies data-driven.
Nos remerciements à Eric Naranjo pour sa participation à la rédaction de cet article.
Découvrez nos formations sur mesure. Pour tous renseignements complémentaires, contactez-nous au 0805 690 063 (appel gratuit) ou par e-mail (info@audavia.fr). Audavia est certifié QUALIOPI.
